BTW lijkt eenvoudig (je voegt 21 procent toe aan je facturen) maar ontspoort snel zonder duidelijke regels. In België heb je drie tarieven, vrijstellingen, intra-EU-regels en een driemaandelijkse aangifte. Een basisuitleg voor wie net is gestart of bestaande gewoonten wil aanscherpen voor 2026.
BTW-plichtig of niet?
De meeste zelfstandigen zijn BTW-plichtig. Vrijgesteld zijn artsen, advocaten, leerkrachten, sommige verzekeringsmakelaars en kleine ondernemingen onder 25.000 euro omzet (wel: aanmelden voor de vrijstelling). Vrijstelling betekent ook geen BTW-aftrek op aankopen.
BTW-tarieven België
Standaardtarief 21 procent, verlaagd tarief 12 procent (sommige horeca, brandstoffen, kolen, sociale woningbouw), 6 procent (basisvoeding, water, geneesmiddelen, boeken, renovatie aan privéwoning ouder dan 10 jaar), 0 procent (intracommunautaire export). Foutief tarief = boete bij controle.
BTW op je facturen
Verplichte vermeldingen: jouw BTW-nummer en dat van klant (B2B), btw-grondslag, percentage en bedrag, totaal. Bij verlaagd tarief: wettelijke verwijzing zoals “Werk in onroerende staat aan een woning ouder dan 10 jaar”. Een correcte factuur is je beste verdediging tegen herziening.
BTW-aangifte
Driemaandelijks (vier aangiftes per jaar) voor de meeste KMO s, of maandelijks bij omzet boven 2,5 miljoen euro. Indienen via Intervat, ten laatste de 20e van de maand na het kwartaal. Te laat indienen levert boetes en interesten op die snel oplopen.
BTW-decompte
Verschuldigde BTW op verkopen min aftrekbare BTW op aankopen is wat je betaalt. Soms krijg je BTW terug als aankopen je verkopen overstijgen. Voor starters de eerste maanden gebruikelijk wegens hoge investeringen, voor gevestigde bedrijven minder vaak.
BTW-vrije diensten
Sommige diensten zijn van BTW vrijgesteld zonder recht op aftrek (medisch, onderwijs, financiële diensten). Combineer je vrijgestelde en btw-belaste activiteiten, dan moet je je btw-aftrek pro rata verdelen volgens omzetverhouding. Vraag je boekhouder erbij voor je begint.
Intra-EU verkopen
B2B aan een ondernemer met geldig BTW-nummer in een andere EU-lidstaat: 0 procent BTW (verlegging). Vermeld op je factuur “BTW verlegd” en geef de transactie op in de Intracommunautaire opgave (kwartaal). B2C boven 10.000 euro vraagt BTW van het land van de klant via OSS.
Aftrekbare BTW
Voor zakelijke aankopen mag je de BTW recupereren. Voor mengeling privé en zakelijk gelden specifieke regels: auto 35-50 procent (afhankelijk van CO2 en gebruik), restaurant 0 procent (niet aftrekbaar), receptiekosten 0 procent. Hou bonnetjes en e-facturen netjes bij.
Privé vs zakelijk
De fiscus controleert dat je privé-uitgaven niet in je vennootschap of eenmanszaak boekt. Eet je privé op een zakelijke factuur, dan herziet de fiscus de aftrek en gaat het via voordeel van alle aard belast worden bij jou privé. Wees scrupuleus.
BTW-controle
Een BTW-controle gebeurt steekproefsgewijs of na opvallende patronen (plotse omzetval, hoge teruggaven, sectorrisico). Bewaar facturen, bonnen, contracten en aangiftes minstens zeven jaar. Een goede boekhouder helpt je een controle voorbereiden en begeleidt het gesprek waar nodig.
Tools
Octopus, Yuki, Exact, BillIt, Teamleader, Factuursturen — moderne BTW-administratie loopt grotendeels via software. Veel pakketten lezen je bankuittreksels en stellen automatisch de aangifte voor. Verwacht enkele honderden euro per jaar voor een degelijk pakket dat aansluit op je boekhoudkantoor.
Veelgemaakte fouten
Verkeerd tarief op renovatiefacturen, intra-EU zonder verlegging, restaurantkosten aftrekken, niet vooruitbetalen waardoor verhogingen, vrijstelling vergeten te activeren onder de 25.000 euro drempel. Een jaarlijkse check met je boekhouder lost de meeste fouten op tijd op.
BTW is een dagelijkse administratie die best geautomatiseerd is via software en goed geïnformeerd dankzij je boekhouder. Begrijp de basis, ken de tarieven van jouw sector en bewaar alles zorgvuldig. De boete voor een fout in een controle wist vaak het voordeel van een jaar slimme aftrekken uit.
