Voor je je deuren opent: weet welke vergunningen en erkenningen jouw activiteit nodig heeft. Achteraf regelen kost extra tijd, soms boetes en in het ergste geval een tijdelijke sluiting. Hieronder de meest voorkomende, met richtprijzen en het loket waar je aanklopt.
Algemeen ondernemingsnummer
Iedereen die zelfstandig actief is, heeft er een. Aanvragen via een ondernemingsloket: Acerta, Liantis, Securex, Xerius of UCM. Reken op 100 tot 150 euro voor de inschrijving en de bijhorende KBO-publicatie.
BTW-nummer
Bijna iedere zelfstandige is btw-plichtig. Aanvragen gebeurt na het ondernemingsnummer en wordt meestal door je sociaal secretariaat of boekhouder geregeld. Vrijgestelde sectoren, zoals bepaalde medische beroepen en onderwijs, slaan dit over.
Beroeps-erkenningen
Sommige beroepen zijn gereglementeerd: kapper, slager, bakker, loodgieter, elektricien, accountant, vastgoedmakelaar. Zonder diploma of bewezen ervaring kun je niet starten. Check vooraf of jouw activiteit op de lijst van de FOD Economie staat.
Drankvergunningen
Voor sterke drank boven 22 procent heb je een drankenslijterijvergunning nodig bij de gemeente, met een jaarlijkse retributie van 200 tot 400 euro. Voor lichte alcohol volstaat meestal een melding aan dezelfde gemeentedienst.
Voedingsvergunning (FAVV)
Elke onderneming die voedsel produceert, verwerkt of verkoopt, registreert zich verplicht bij het FAVV via favv.be. Doe dat voor de opening, een onaangekondigde inspectie volgt meestal binnen het eerste werkjaar.
Milieuvergunning
Bij geluid, geur, afval of energie-intensief gebruik heb je een omgevingsvergunning nodig. Klasse 1 voor zware impact, klasse 2 voor middelmatige, klasse 3 als loutere melding. Aanvragen via het Vlaams Omgevingsloket of de gewestelijke variant.
Bouwvergunning
Voor verbouwingen, gevelwijzigingen, terrassen of grote uithangborden. Doorlooptijd reken je op zestig tot honderd dagen, afhankelijk van de gemeente. Begin er ruim voor de geplande opening aan, anders schuift alles door.
Detailhandelsvergunning
Voor grote winkeloppervlakken, meestal vanaf 400 vierkante meter, is een sociaal-economische vergunning nodig. De gemeenteraad beslist, vaak na openbaar onderzoek. Plan minimaal drie tot zes maanden in en stem af met je verhuurder.
Vervoersvergunning
Voor goederenvervoer over de weg boven 500 kilogram laadvermogen is een communautaire vergunning verplicht. Kosten variëren tussen 600 en 1.000 euro per voertuig per vijf jaar, plus de jaarlijkse keuring en tachograaf-vereisten.
Erkenning aannemer
Voor aannemers in de bouwsector is registratie en erkenning nodig per activiteitscategorie en klasse. De FOD Economie houdt de lijst bij. Zonder erkenning kun je niet meedoen aan openbare aanbestedingen of grote private opdrachten.
Sociaal secretariaat (bij personeel)
Zodra je iemand in dienst neemt, sluit je aan bij een sociaal secretariaat voor loonadministratie en sociale-zekerheidsaangiften. Reken op 25 tot 50 euro per werknemer per maand voor de basisdienstverlening.
RSZ als werkgever
Voor je eerste werknemer doe je een Dimona-aangifte en krijg je een werkgeversnummer. Zonder die stap mag je niemand aan het werk zetten, en boetes lopen snel op tot meerdere maanden netto-loon per overtreding.
Arbeidsongevallenverzekering
Wettelijk verplicht vanaf de eerste werknemer. Premie hangt af van risicoklasse: ongeveer 0,3 procent van de loonmassa voor kantoorwerk, tot enkele procenten voor de bouw of productie. Geen verzekering betekent persoonlijke aansprakelijkheid.
Beroepsverzekering
Voor adviesberoepen zoals consultants, IT-dienstverleners, architecten en advocaten is een beroepsaansprakelijkheidsverzekering aanbevolen, soms verplicht. Premies starten rond 600 tot 1.200 euro per jaar, afhankelijk van omzet en risicoprofiel.
Vergunning openbaar verkeer
Een terras, foodtruck of marktkraam op openbaar domein vereist een vergunning bij de gemeente. Tarieven verschillen sterk: van enkele euro per dag tot maandelijkse staangelden van honderden euro op drukke locaties.
SACEM/SABAM (muziek)
Speel je muziek in je zaak? Dan betaal je auteursrechten aan SABAM en de billijke vergoeding aan PlayRight. Tarieven hangen af van oppervlakte en activiteit, doorgaans 200 tot 800 euro per jaar voor een gemiddelde KMO.
RTV-licentie
Voor publieke televisie- of radiouitzendingen in je zaak betaal je extra. Kabeloperators en speciale horeca-pakketten regelen dit vaak via een aangepast abonnement, zodat je niet apart hoeft af te rekenen.
Specifieke sectoren
Reisbureaus hebben een Travel Compensation Fund-bijdrage, kinderopvang een erkenning van Opgroeien, taxi s een gemeentelijke vergunning, medische beroepen een RIZIV-conventie. Bevraag de sectorfederatie voor je start, dat scheelt later dossierwerk.
Hulp
Het ondernemingsloket dat je gebruikt voor je inschrijving begeleidt je doorgaans gratis bij de meest voorkomende vergunningen. Voor complexe combinaties, zoals horeca met terras, muziek en voeding, loont een dossier via een gespecialiseerde adviseur.
De juiste vergunningen op tijd in orde brengen is geen formaliteit, maar de basis waarop je rustig kunt ondernemen. Maak vroeg in je voorbereiding een lijst per activiteit en duid een persoon aan, jezelf of je boekhouder, die de deadlines bewaakt en jaarlijks herziet.
